После сбора необходимых данных, они обобщаются и попадают к руководителю на стол. Группа подготовки к выставкам сопровождает подготовленный материал своими комментариями выражающими те или иные пожелания, с учетом возможных "+" и "-". Насколько опытная команда отвечает за подготовку и сбор информации, настолько серьезно и с максимумом внимания будет принято во внимание каждое мнение и совет команды руководством фирмы. К сожалению, по имеющейся информации из ряда фирм, часто руководство не в состоянии учесть всю специфику методов общественной рекламы и отодвигает дельные предложения младших сотрудников как необоснованные и не подкрепленные достаточными полномочиями (хотя и поручает им заниматься их проработкой).

Важно, чтобы группа подготовки выставки имела достаточно прав при принятии

решений и четко ограниченную свободу действий (ресурсов). Так как во

время подготовки к выставке обычно возникает масса локальных проблем

не стоящих внимания высшего руководства, но требующих независимого безотлагательного решения, необходимо сбалансировать полномочия согласно ответственности людей и приоритету выполнения.

К примеру, в одной фирме сложилась ситуация, когда после двух неудачных

выставок подряд, один из сотрудников проявил инициативу, провалов как бы "со стороны" и пришел к выводу, что подготовка была сведена на нет рядом непоследовательных управленческих решений. Обратившись к руководству с просьбой изменить целевые установки для выхода из кризиса и предупреждая о вероятном провале следующей выставки, он был несказанно удивлен, услышав в ответ о изменения принятых решений вследствие субординации и указания руководству как какие проблемы решать. В результате "нежелания" компромисса для достижения поставленной цели из-за ограниченного кругозора руководителя, третья выставка благополучно потерпела крах, а сотрудник уволился по собственному желанию.